Eit helseføretak forvaltar store mengder personopplysningar. Denne rettleiaren gjer tydeleg på kva måte slike opplysningar blir behandla i Helse Fonna HF.
 
Rettleiaren er delt inn i følgjande avsnitt:

1. Sentrale lovar for behandling av personopplysningar
2. Internkontroll i Helse Fonna
3. Helse Fonna sine nettsider
4. E-post til Helse Fonna HF
5. Innsyn etter offentleglova
6. Helse Fonnas behandling av personopplysningar

1. Sentrale lovar for behandling av personopplysningar

• Offentleglova med forskrifter inneheld reglane for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg og når eit dokument er unnateke offentlegheit. Helse Fonna HF praktiserer meiroffentlegheit. Det vil seie at dokument føretaket forvaltar skal vere offentlege så langt det er mogeleg.
• Arkivloven inneheld reglar om korleis ei sak sine dokument skal oppbevarast og om lagring i arkivinstitusjon.
• Personopplysningsloven inneheld reglar om korleis personopplysningar som blir samla inn vil bli behandla, korleis dei blir sikra, kven som har tilgang til dei og om dei kan utleverast til andre instansar.
• Helseregisterloven inneheld reglar om korleis helseopplysningar som blir samla inn vil bli behandla, korleis dei blir sikra, kven som har tilgang til dei og om dei kan utleverast til andre instansar.
• Forvaltningsloven inneheld saksbehandlingsreglar for korleis føretaket behandlar saker.  Som part i saka har du særskilte rettar, mellom anna om innsyn i sakas dokument.
• Helsepersonelloven inneheld reglar for teieplikt, meldeplikt og opplysningsplikt.
• Pasientrettighetsloven inneheld reglar om rett til helsehjelp, behandling, klage og innsyn i journal.

2. Internkontroll i Helse Fonna

Helse Fonna har eit system for internkontroll etter personopplysningsforskrifta.

3. Helse Fonna sine nettsider

Når du besøker www.helse-fonna.no etterlatar du deg elektroniske spor. Spora blir danna fordi din nettlesar automatisk sender ei rekkje opplysningar til Helse Fonna kvar gong du ber om å få vist ei side. Det er eksempelvis opplysningar om kva nettlesar og versjon du har, og di internettadresse (ip-adresse). For kvar side som blir vist på din datamaskin, blir følgjande opplysningar lagra hos oss:

• Kva side du ser på
• Dato og tid
• Kva nettlesar du bruker
• Di ip-adresse

Ingen av opplysningane vil bli brukt til å identifisere enkeltpersonar. Helse Fonna bruker desse opplysningane til å generere ein samla statistikk som mellom anna kan vise oss kva sider som er mest populære. Statistikken er eit verktøy for å betre tenestene våre.

Opplysningar og informasjon du finn på www.helse-fonna.no må ikkje nyttast i staden for kontakt med, undersøking hos eller behandling av lege.

4. E-post til Helse Fonna HF

Føretaket si e-postteneste, post@helse-fonna.no, skal nyttast til enkle førespurnadar. E-posttenesta blir handtert av Helse Fonna sitt felles postmottak. Førespurnadar som krev grundigare saksbehandling eller som er arkivverdig etter arkivlova, blir registrert som eiga sak. Alle registrerte saker blir normalt svara på per post. I nokre tilfeller nyttar føretaket e-post.
Vær merksam på at bruk av e-post har mange svakheiter når det gjeld tryggleik. Send derfor ikkje sensitive eller fortrulege opplysningar med e-post.

5. Innsyn etter offentleglova

Hovudregelen etter offentleglova er at forvaltningsorgan sine saksdokument er offentleg tilgjengelege. Det vil seie at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjere seg kjent med innhaldet i dokumenta. Din førespurnad om innsyn i Helse Fonna HF sine dokument vil dermed òg vere offentleg, anten den kjem i form av brev, telefaks eller e-post (som blir skrive ut og registrert). Føretaket publiserer ei liste over offentlege førespurnadar på Helse Fonna sine nettsider (postjournal).
Helse Fonna handterer ei store mengd dokumentasjon som inneheld opplysningar som er underlagt teieplikta. Dette er for eksempel pasientinformasjon knytt til pasientbehandling. Slike dokument blir unntatt frå offentlegheita. Interne dokument kan også vere unnateke offentlegheita.

6. Helse Fonnas behandling av personopplysningar

Etter personopplysningslova § 42 skal Helse Fonna vedlikehalde ei offentleg liste over alle databehandlingar av personopplysningar. Slike databehandlingar omfattar personopplysningar om tilsette og pasientar. Databehandlingar som omfattar pasientar er i hovudsak pasientbehandling, kvalitetssikring, forsking og undervisning. Pasientar har rett til innsyn i opplysningar og til å få korrigert feil.

Utlevering av personopplysningar
Som hovudregel kan føretaket ikkje utlevere opplysningar utan den registrerte sitt samtykke. I nokre tilfelle blir likevel opplysningar utlevert utan samtykke.
Dette gjeld opplysningar til:

• den registrerte sin arbeidsgivar. Dette skjer i den grad opplysningane gjeld om arbeidstakaren er skikka til eit bestemt arbeid eller oppdrag.
• forsking. Utlevering krev i utgangspunktet samtykke, men kan ved unnatak skje utan. I slike særtilfelle må forskingsprosjektet ha søkt om og fått innvilga unnatak frå teieplikta.
• kvalitetssikring. Dette gjeld som oftast til avdelingar ved sjukehusa i føretaket som har behov for å kvalitetssikre behandlinga pasientane får. Du har rett til å reservere deg mot at dine opplysningar blir lagra i eit kvalitetsregister. I nokre tilfelle vil kvalitetsstudiar krevje samtykke frå pasienten.
• NAV. NAV har rett til å innhente opplysningar for kontroll i samband med behandling av ei sak, jf. folketrygdlova § 21-4.
• næraste pårørande. Dei næraste pårørande har rett til informasjon for å kunne ta avgjersler på vegner av ein slektning som ikkje sjølv er i stand til det. Dei næraste pårørande kan òg få informasjon ”dersom forholda tilseier det”, jf. pasientrettighetsloven § 3-3.
• føresette eller verje. Føresette har rett til informasjon om barn mellom 12 og 16 år med mindre barnet ikkje ønskjer dette av grunnar som bør respekterast, jf. pasientrettighetsloven § 3-4. Om barnet er under 12 år, har føresette vilkårslaus rett til informasjon.
• nasjonale helseregister. Helse Fonna er pålagt å utlevere informasjon til følgjande register: 
  - Dødsårsaksregisteret 
  - Medisinsk fødselsregister 
  - Meldingssystem for smittsomme sykdommer 
  - Nasjonalt vaksinasjonsregister (SYSVAK) 
  - Norsk overvåkingssystem for infeksjoner i sykehustjenesten 
  - Register over svangerskapsavbrudd (abortregisteret) 
  - Det sentrale tuberkuloseregisteret 
  - Norsk overvåkingssystem for antibiotikaresistens hos mikrober (NORM) 
  - Reseptbasert legemiddelregister (Reseptregisteret) 
  - Norsk pasientregister (NPR) 
  - Reseptformidleren (sentral database i eResept) 
  - Nasjonalt register over hjerte- og karlidelser