Avklare behov og etablere prosjekt

1. Kartlegge lokale utfordringar

Kva utfordringar har vi i den lokale samhandlinga, og kvifor treng vi Barn og unges helseteneste hos oss?

• Bruk lokal statistikk, tall og fakta. Døme på tal:
  • tilvisingar/avslag til BUP
  • tilvisingsratar og pasientgrunnlag frå kommunane
  • tal frå UngData-undersøkingar i kommunane
  • bruk av helsetenester
  • 0-punkt undersøkingar i kommunar med Betre Tverrfagleg Innsats (BTI)
• Vurder behovet for workshopar der fagfolk kartlegg lokale utfordringar i samhandlinga.
• Oppsummer funn og gevinstar, og lag ein plan.

2. Definere mål og delmål

Bli einige om målet for prosjektet. Kva skal vi oppnå gjennom arbeidet hos oss?

• Lag konkrete mål basert på det lokale utfordringsbiletet. Beskriv kva de ønskjer å endre.
• Sikre felles forståing av utfordringar og mål i prosjektgruppa.
• Gjennomfør gjerne ei workshop der prosjektgruppa blir einige om visjonen og hovudmåla for arbeidet.

3. Etablere prosjekt

Det er viktig å etablere ei prosjektgruppe og velje ein prosjektleiar for å sikre kvalitet og framdrift i prosjektarbeidet.

Prosjektet bør:

• ha representantar frå både kommunar, helseføretak og brukarar.
• ha regelmessige møter
• fordele arbeidsoppgåver og roller
• ha ein enkel prosjektplan med følgjande hovudoverskrifter og struktur:
  • Beskrivelse av det lokale utfordringsbiletet
  • Hovudmål og delmål
  • Prosjektorganisering med styringsgruppe, prosjektgruppe og nettverk med ressurspersonar
  • Milepæler og leveranser
  • Framdriftsplan
  • Kommunikasjonsplan

4. Etablere styringsgruppe eller referansegruppe

Dersom satsinga blir organisert som eit prosjekt, er det naturleg å ha ei styringsgruppe eller referansegruppe som har overordna ansvar for prosessen og gjer prioriteringar.

• Vurder behov for ei styringsgruppe med beslutningsmynde, eller om det er nok å ha ei referansegruppe som gir råd og rettleiing. 
• Sikre brei involvering i styrings- eller referansegruppa ved å inkludere kommunar, helseføretak og brukarar.
• Sikre forankring på alle nivå og hos alle interessentar ved å involvere strategisk leiing i kommune og føretak, fagpersonar i tenester for barn og unge, og ved å ha med brukarrepresentantar.
• Bruk gjerne etablerte strukturar som Fagleg samarbeidsutval for barn og unge i Helsefellesskapet, eller andre underutval for barn og unge, med representantar frå kommune og spesialisthelsetenesta.
• Ved fleire delprosjekt, tenk felles styring/referanse og overordna prosjektgruppe. 

5. Lære av andre

Når vi byggjer på erfaringane og kompetansen til andre, kan vi få gode råd og tips – og unngå å gjere de same feila. Her er nokre råd for korleis du kan søke støtte og rettleiing:

• Sjå på tilsvarande prosjekt – og lær av dei. Det finst mykje god informasjon på nett.
• Kontakt prosjektleiarar med erfaring frå liknande prosessar.
• Etabler eit nettverk for erfaringsdeling med tilsvarande prosjekt – ha jamlege møter.
• Sjekk om det finst ressursar i føretaket og kommunane som kan gi prosjektrettleiing – til dømes samhandlingsavdelinga eller forsking og innovasjon.
• Inviter gjerne kunnskapssentre og statsforvaltar til å vere ressurspersonar.